O que é um evento para um negócio? O que representa essa ocasião para quem tem uma marca ou empreendimento? Alguns podem achar que é uma comemoração, uma feira para divulgar a marca, um congresso com palestras para educar o público consumidor ou um momento de encontrar os concorrentes. Bom, um evento pode ser muito mais do que todas essas coisas juntas.
Quando um empreendedor tem visão aguçada para oportunidades, ele sabe que qualquer situação em que a empresa dele possa se destacar, torna-se uma porta aberta que tem potencial de levar até os seus objetivos. O segredo é saber que existem brechas em todo lugar, basta saber aproveitá-las.
Se você é um empreendedor que está em busca de formas de encantar o seu cliente, conseguir mais parceiros e até mesmo mostrar para os seus concorrentes o trabalho da sua empresa, então você sabe bem como os eventos são essenciais para materializar essas ideais.
Bom, se você veio até aqui, é porque esse tema te interessa e você compreende a importância de aproveitar essas oportunidades. Por isso, nesse texto será abordado um agente essencial para o sucesso do seu evento: a hospedeira.
Essa profissional é muito mais do que a pessoa que recebe os seus convidados, ela é a imagem personificada da sua empresa. É ela que esboça o sorriso que diz mais sobre um evento do que qualquer avaliação interna.
Se você contratar a hospedeira certa, a primeira impressão do seu convidado será a melhor possível. É esse encantamento que você deve buscar para garantir resultados incríveis através do seu evento.
A imagem que fala mais que mil palavras
Quando as pessoas certas estão envolvidas em um projeto, elas viram a cara desse projeto. É como um personagem forte de uma série ou a personificação de uma marca. Por exemplo, quando falamos de McDonalds, o Ronald é a cara que estampa a imagem da marca. Basta ele aparecer que fica clara a relação com a empresa.
É isso que acontece, por exemplo, com a Kim Kardashian, o Reality show que foi feito para mostrar a vida de parte da família Kardashian, tornou-se um plano de fundo para a personagem que Kim desenvolve dentro do programa. Ela virou a cara do projeto.
Bom, um evento tem um efeito de menor duração do que os exemplos que estamos falando, mas, por alguns dias, são as suas hospedeiras que estamparão a sua marca. São elas que te representarão. É por isso que esse é um assunto tão importante na hora de produzir a ocasião.
E o que acontece quando a hospedeira não cumpre a sua função com méritos? Você não precisa se preocupar com isso! Se você quer ter sucesso na hora de contratar e treinar essa profissional, não deixe de por em prática nossas 15 dicas. Confira a lista abaixo.
15 dicas para contratação e treinamento de hospedeiras de eventos
- Contrate em um lugar seguro – A Agenda do Produtor preocupa-se com a qualidade do profissional, com as informações que ele divulga e com a segurança da sua contratação. É essencial que você escolha uma plataforma assim para ter o primeiro contato com a sua hospedeira de eventos.
- Cheque todas as informações – Confira nome, idade, endereço e todas as demais informações. É sempre importante garantir que a pessoa que vai representar sua marca é exatamente quem diz ser.
- Conheça antes de contratar – Uma rápida entrevista já basta. Porém, esse contato é vital para que você faça a escolha certa.
- Defina tempo de trabalho e recebimentos antecipadamente – Essas informações devem ser acordadas antes do evento, para evitar qualquer mal entendido.
- Faça um contrato – Parece um conselho corriqueiro, mas muita gente contrata essas profissionais num acordo verbal. O ideal é ter tudo documentado e assinado.
- Preste atenção em 5 detalhes importantes – a forma como a hospedeira se expressa oralmente, a forma como ela interpreta o que você está falando, sua dicção, o tom da voz e a eloquência: esses pontos são importantes porque a comunicação é a base dessa profissão.
- Requinte e discrição – a hospedeira deve representar a sua marca. Por isso, é importante reparar se ela tem um modo de se vestir e de se comportar com requinte e discrição.
- Uma hospedeira ou uma equipe? – Qual é o porte do seu evento? É importante que a sua produção defina se será necessário apenas uma hospedeira ou uma equipe completa de recepção.
- Se o trabalho for em equipe, escolha uma líder – As pessoas reagem à liderança. Quando há uma equipe de recepção é importante que alguém esteja à frente e guie as hospedeiras.
- Apresente o ambiente de trabalho – Antes do dia do evento, é importante que você apresente o espaço onde a hospedeira vai trabalhar.
- Defina uniforme ou informe qual é o estilo de roupa que deve ser usado – Um padrão é muito importante para que a sua empresa seja representada.
- Treine a forma como os seus convidados/clientes devem ser recepcionados – Lista de convidados? Ingresso? Convite? É vital que a hospedeira saiba a forma como os convidados vão chegar ao seu evento.
- Suporte em caso de dúvidas – É comum que existam dúvidas na recepção. Um nome errado na lista, um convite rasgado etc. Você deve estar preparado para isso e a sua hospedeira precisa saber de onde vem o suporte. Por isso, essa cadeia de suporte deve estar clara.
- Entrega de material? Deixe tudo organizado para a hospedeira – Se qualquer material for distribuído pela hospedeira (programa do espetáculo, numeração do lugar, pulseira de identificação etc). A hospedeira tem que todo esse material à mão. A produção não pode deixar isso faltar!
- Treine a sua hospedeira para ela saber sobre o seu negócio – Por último, lembre-se que a sua hospedeira é a personificação da sua marca. Por isso, ofereça um treinamento com todos os dados essenciais sobre a sua empresa. Certamente ela será questionada sobre isso por algum convidado ou cliente e a resposta precisa estar na ponta da língua!