Tudo que você precisa saber para contratar recepcionistas para o seu evento

Um evento é a soma de diversos sistemas e programações que culminam num dia especial. Quem trabalha com eventos sabe que não há nada mais importante para os produtores e contratantes do que o sucesso do acontecimento social, seja ele uma festa, uma convenção, uma cerimônia ou um espetáculo.

Quando o evento é seu ou você faz parte do corpo técnico, a definição de sucesso é diferente da considerada pelos convidados. Claro, eles precisam ter experiencias incríveis ao longo da ocasião. Porém, para quem estar “por trás” sucesso é cumprir todas as funções propostas sabendo que o melhor serviço foi oferecido para os participantes.

Existem eventos de vários tamanhos, com objetivos diferentes, temas variados e com uma infinidade de modelos. Ainda assim, existe um dado que é inerente a qualquer modalidade: para que um evento dê certo, é preciso contar com o nível mais próximo da perfeição em cada detalhe.

Da hora que o primeiro convidado entra, até o momento que o último deixa o ambiente, o evento precisa estar impecavelmente arquitetado para receber bem, oferecer uma experiência agradável e garantir que todos saiam satisfeitos.

Para que isso dê certo, toda equipe precisa estar bem treinada para cumprir o cronograma esperado e com desenvoltura para contornar qualquer imprevisto que aconteça ao longo da programação.

Se você quer ter um evento bem sucedido, então é nesse ponto que você precisa alicerçar os seus planos: uma equipe de qualidade pode te garantir os resultados que você espera! É por isso que esse texto vai falar sobre uma peça chave para qualquer evento – a (o) recepcionista ou hostess.

O que faz um (a) recepcionista de eventos?

Para contratar um (a) recepcionista de eventos que efetivamente atendas às suas expectativas, é necessário entender a sua função. Você sabe o que faz um (a) recepcionista de eventos? Se não sabe, veja algumas funções pertinentes a esse cargo abaixo:

• Receber os convidados: quando um convidado chega a um evento, a primeira impressão dele é oferecida através da recepção. Quando ouvimos o ditado de que “A primeira impressão é a que fica”, devemos entender como essa máxima é real para quem está realizando um evento. É no momento da chegada que a sua cerimônia começa a ser avaliada.
• Orientar quanto a assentos, entradas e lugares: existem eventos onde cada convidado tem um assento marcado, há ainda outros onde cada porta dá em um ambiente diferente e ainda os que precisam dos ingressos para alocar o público. Todo evento precisa investir na sinalização para os seus convidados e a recepção tem como função orientar cada convidado para o seu lugar.
• Indicar os pontos de acessibilidade: no Brasil, existem leis que garantem a acessibilidade para pessoas com deficiências de mobilidade em eventos. Existem regras, questões burocráticas e muitos quesitos específicos que devem ser pensados pelos produtores, porém, a (o) recepcionista tem como função guiar os convidados que possuem necessidades especiais e aloca-los para espaços adequados para que eles possam aproveitar a ocasião com igualdade junto aos demais.
• Funções adjacentes: quem está responsável pela recepção também recebe, em muitos casos, outras funções além das que foram citadas aqui. Esse cargo é parte integrante de uma equipe multidisciplinar e por isso precisa sempre estar de prontidão para imprevistos que podem acontecer durante o evento.

Existem diversos cursos e treinamentos que oferecerem instrução para quem quer trabalhar com recepção de eventos. Para quem busca contratar um profissional de qualidade, pode ser importante buscar alguém que já tenha qualificação. É recomendado também oferecer uma pequena capacitação com instruções especificas para a ocasião.

Qualidade de um (a) recepcionista de eventos

Trabalhar com eventos é muito mais do que ser uma pessoa simpática ou carismática. É preciso desenvolver qualidades específicas para garantir que o posto seja preenchido da melhor maneira possível.

Vale ressaltar que, embora existam cursos para recepção de eventos como já foi citado, é importante que o profissional busque ampliar as suas habilidades de forma individual.

Existem algumas competências que proporcionam aos profissionais da área ampliarem o seu leque de atuação. Essas aptidões podem garantir vagas melhores, remuneração mais alta e até mesmo a participação em eventos mais elitizados. Veja abaixo 10 habilidades recomendadas para recepcionistas de eventos:

1. Boa dicção e fluidez retórica – A comunicação é a principal habilidade para trabalhar com recepção de eventos. Isso não está ligado a falar muito, por exemplo. É preciso falar bem, de forma clara, num tom adequado e com fluidez. Um (a) recepcionista de eventos precisa da desenvoltura de um palestrante e da didática de um professor.
2. Diversidade de idiomas – No mundo de hoje, qualquer cargo pode exigir o conhecimento de mais de um idioma. Para a recepção de eventos esse item é ainda mais valioso. A comunicação é o ponto forte dessa carreira (como já foi citado) e é por isso que investir na proficiência de línguas é tão vital. Veja as principais línguas para o setor: inglês, espanhol, italiano, mandarim, alemão e francês.
3. L.I.B.R.A.S – A linguagem brasileira de sinais é a forma de se comunicar com pessoas que possuam deficiência auditiva. A acessibilidade para essas pessoas é oferecida através da comunicação com esse código. Saber como se comunicar através dele é muito importante para esse público que está cada vez mais inserido no mercado de trabalho e para garantir aos produtores do evento uma tradução eficiente para os SUS convidados.
4. Conhecimento básico em informática – Em alguns eventos a lista de convites é conferida na hora através de programas de informática. É preciso ter conhecimento básico de como mexer no equipamento. Em geral, esses softwares possuem uma curva de aprendizado facilitada. Porém, é preciso saber como funcionam alguns controles.
5. Facilidade para mexer em smartphones – Assim como o conhecimento básico em informática, a prática com smartphones também pode ser exigida. A tecnologia tem possibilitado a checagem de lista de presença, validação de ingressos e mesmo a venda de inscrições para um evento através de smartphones e tablets. Por isso é tão importante estar atento a essa evolução.
6. Gestão e conciliação de conflitos – Ser hostess é muito mais do que receber alguém em um evento, é estar preparado (a) para qualquer situação que ocorra ao longo do evento. Por isso, ter conhecimento na estão e conciliação de conflitos é tão importante. Muitas pessoas contam com essa figura para dirimir questões que aconteceram na ocasião. É preciso ter desenvoltura, jogo de cintura e ser pragmático. Isso garante a minimização dos problemas.
7. Liderança – A recepção de eventos pode ser feita de forma individual (apenas uma pessoa para o cumprimento dessa função) ou em equipe. O profissional dessa área quiser se destacar, é vital que ele busque o aprimoramento por meio da liderança. Assim como qualquer time que componha o corpo de um evento precisa de um líder, a recepção também exige essa habilidade para a administração dos responsáveis por essa área.
8. Desenvoltura com todos os públicos – Na função de recepcionista de eventos é preciso lidar com diversos públicos diferentes. Homens, mulheres, adultos, crianças, pessoas de diversas classes sociais, culturas e religiões. Por isso, é preciso ter a capacidade de lidar com qualquer público de forma igual.
9. Conhecimento de regras de etiqueta – Sim, trabalhar com eventos exige um conhecimento, ainda que básico, de regras de etiqueta. No caso de ocasiões mais formais, é preciso saber como se referir aos convidados, algumas normais básicas e etc. Esse é um diferencial que pode garantir a melhor experiência em eventos de gala, festas sociais e muito mais.
10. Noções básicas de segurança – Existem eventos de todos os portes. Pequenos, médios, grandes e enormes! O (a) hostess muitas vezes precisa ter preparação para lidar com público muito grande e as demandas que o evento exige. As noções básicas de segurança tornam o trabalho mais confiável e mais garantido na hora de lidar com situações complexas que acontecem, principalmente em ocasiões com uma quantidade muito grande de convidados.

Essas qualidade e habilidades não são necessárias em todos os eventos, mas quando a contratação de um (a) recepcionista de eventos requer uma pessoa muito qualificada, esses 10 itens são os principais a serem analisados.

Vale dizer que, ao selecionar esse profissional, é sempre importante fazer uma simulação ou treinamento de como será o evento. Isso oferece uma visão melhor de como ele realiza suas funções e oferece melhores chances de êxito no dia marcado para o evento.

Como contratar recepcionistas para o meu evento?

Existem várias plataformas que oferecem o cadastro de hostess ou recepcionistas para eventos para a contratação por parte de produtores ou da equipe responsável por essa área.

É de suma importância atestar a idoneidade do banco de currículos desses profissionais. Afinal, eles são o cartão de visitas do seu evento. É através deles que as primeiras impressões são passadas para todos os seus convidados.

Como em qualquer outro nicho, é igualmente importante fazer uma entrevista. Conhecer melhor o candidato, falar sobre as suas expectativas e principalmente descrever a função, são passos de grande importância para que você esteja seguro da sua escolha no momento pós-seleção.

Em geral essa entrevista é feita com um psicólogo ou responsável pelo RH, com o chefe da equipe que estará diretamente ligada ao recepcionista e com um membro da produção. Em alguns casos, como casamentos por exemplo, a presença do cerimonialista é vital durante a escolha do profissional.

Bom, mas se você gostaria de testar a proficiência do candidato, existem alguns testes que podem ser aplicados e que vão te auxiliar na hora de montar a melhor equipe para a recepção do seu evento. Confira:

• Teste de comunicação para recepção de eventos

Já foi falado nesse texto sobre a importância da comunicação para o (a) recepcionista e eventos. Sem esse ponto chave, não há como realizar as exigências da função com qualidade. Por isso, esse é o primeiro teste a ser feito.

A conversação básica é o primeiro passo. Analise detalhes como a dicção, a capacidade de se fazer entender, a capacidade de entender o outro, o modo como o profissional interpreta suas perguntas e afirmativas, sua qualidade oral, retórica e vocabulário.

Trabalhar na recepção de eventos exige uma comunicação limpa. Por isso, profissional ideal deve evitar gírias, em nenhuma hipótese pode falar palavrões, deve manter um tom de voz adequado para o ambiente, ter facilidade para entender as pessoas e facilidade para explicar qualquer tipo de assunto.

A comunicação implica não apenas em falar bem, mas também em ouvir. Se o seu evento tiver exigências especificas é possível solicitar um exame que mede a qualidade auditiva e sonora do candidato.

• Teste de agilidade e pensamento rápido para trabalhar com público

Trabalhar com público requer agilidade e pensamento rápido. Faz parte da recepção a solução de problemas simples, principalmente os que estão relacionados às listas de nomes, ingressos, lugares duplicados ou trocados, pessoas que perderam objetos pessoais e etc.

Para trabalhar nessa área o profissional precisa ter jogo de cintura para acalmar o publico quando necessário e muita rapidez para pensar em soluções. Dessa forma, para que você escolha um bom profissional, não deixe de testar essas habilidades.

Existem diversas cartilhas e sugestões de testes baseados em estudos de RH que proporcionam os resultados para você analisar. Desde pequenos jogos, até dinâmicas com casos que podem acontecer durante o evento. Lembre-se: se a recepção for ruim a primeira impressão sempre será prejudicada. Por isso, escolha um profissional ágil e proativo.

• Testes que estejam relacionados com a vaga

Os dois testes que falamos acima podem ser utilizados para eventos em geral. Porém, se no seu caso houver uma exigência especial. É vital para o sucesso do acontecimento que a equipe de recepção seja testada.

Muitas seleções para recepção de eventos fornecem apenas detalhes como sexo, idade ou dados semelhantes para a seleção, mas para quem precisa de habilidades especificas é preciso destacar as funções como: falar outros idiomas (e especificar o idioma necessário), ter conhecimento em uma área especifica, mexer com algum software, conhecer a linguagem de sinais e etc.

Algumas exigências físicas

Alguns eventos exigem outras qualidades além das habilidades que já foram citadas. Em muitos casos, é comum a seleção por perfil físico. Em geral, isso acontece para gerar empatia no público participante além de fazer propaganda de um determinado produto, marca ou empresa.

É muito comum que essa exigência se dê em eventos como feiras, convenções ou seminários. Por exemplo, quando o evento é voltado para o público fitness, é comum a escolha por recepcionistas que tenham interesses semelhantes e que fisicamente passem a mensagem do tema local. Isso é usual e é por isso que muitos (as) recepcionistas de eventos anexam fotos em seus currículos.

Se faz necessário ressaltar aqui que nenhuma exigência física pode ser discriminatória de nenhum modo. O perfil pode ser exigido, mas sem qualquer menção a raça, cor, etnia e etc.

Comportamento e visual do hostess

Além das exigências físicas, em alguns casos é possível selecionar recepcionistas de eventos através de outros pontos como o comportamento e o visual. Por exemplo, quando falamos de um evento de gala, é em geral esperado que recepcionistas do sexo feminino estejam levemente maquiadas, de cabelos presos e com uma roupa que faça menção à cerimônia. No saco dos homens, a exigência também fica por conta das roupas, mas em alguns casos exige-se cabelos cortados e barba feita.

Atualmente esse tipo de exigência é mais forte para eventos de gala ou voltados para alta sociedade. Para ocasiões mais comuns, esse tipo de pauta tem sido diminuída. Integrando, inclusive, recepcionistas com piercings, tatuagens e muito mais.

A questão visual é muito importante para o evento. Se o “cartão de visitas” do ambiente é o (a) recepcionista, é preciso que esse profissional comunique, através dos mais diversos signos, o tema do evento e as escolhas dos seus produtores.

Em alguns casos, o próprio contratante oferece um uniforme para o uso durante o exercício da função, em outros casos é normal a exigência de um “tipo de vestuário”. Por exemplo, roupas pretas e sapatos fechados.

A uniformização ajuda o convidado a identificar quem está trabalhando no evento e isso favorece a qualidade do serviço prestado. Existem também outros equipamentos de identificação como crachás, aventais e muito mais.

Recepcionistas de eventos x Promotores de vendas

Existe uma duvida costumeira por parte dos contratantes que é a confusão entre o (a) recepcionista de eventos e o (a) promotor (a) de vendas.  Quando o evento é em um stand, numa feira, convenção ou congresso, pode acontecer uma mistura entre os dois cargos. Bom, mas existem alguns pontos que podem dirimir essas questões.

É muito importante que na hora da contratação você saiba a importância e as particularidades de cada cargo. Assim você pode selecionar o profissional que melhor se encaixa no seu evento. Conheça 3 diferenças básicas entre a recepção de eventos e a promoção de vendas:

1. Quem pode receber meu cliente ou convidado na porta?

Recepcionistas de eventos tem como função receber os seus convidados na porta, dar as boas vindas e encaminhá-los para os seus lugares. Quando um promotor de vendas faz esse serviço, é meramente com o intuito de iniciar o processo de vendas oferecendo um serviço ou produto. Dessa forma, é muito importante que você decida se haverá um corpo de vendas no seu evento e se ele deverá ou não abordar as pessoas na porta.

2. Quem pode explicar uma oferta ou distribuir brindes?

O promotor de vendas é treinado para vender direta ou indiretamente algum produto ou serviço. O recepcionista de eventos não tem, necessariamente, esse mesma eficiência. Por isso, explicar uma oferta não é da sua alçada. Já os brindes podem entrar na sua função da seguinte forma: em alguns eventos a entrega de brindes é feita de forma a encantar o convidado sem o cunho comercial (em caso de casamentos, por exemplo, é possível ter a entrega de brindes sem nenhuma intenção de vendas). Nesse cenário, o recepcionista de eventos pode fazer essa distribuição.

3. Quem pode entregar panfletos, cartões ou mapas do evento?

Essa pergunta leva a mais um caso onde as duas profissões são constantemente confundidas. A recepção de eventos pode entregar sim alguns programas de espetáculos, menus e até mesmo mapas da ocasião, mas sempre com a intenção de receber bem o convidado e oferecer auxilio para que ele se aloque da melhor maneira. Quando falamos de flyers e cartões, entramos no âmbito comercial e novamente essa função é transferida para um promotor de vendas.

Quanto eu devo pagar para o recepcionista contratado?

Todos os tópicos que foram citados aqui são extremante importante para o sucesso da sua seleção e principalmente para o sucesso do seu evento através da escolha certa para a sua equipe de recepção.

Para finalizar esse texto, é preciso falar sobre a remuneração desse profissional, as formas de contratação que podem facilitar o contato com esse profissional e garantir o sucesso do seu evento.

• Remuneração adequada

A principal forma de contratar um profissional para recepção de eventos é através de um acordo de curto prazo. Agrande maioria desses profissionais trabalha como freelancer e por isso é muito comum que o contrato seja feito com um valor aplicado às horas de duração do evento. Sendo possível acrescentar também horas de treinamento.

A remuneração deve ser acertada diretamente com o profissional ou através da plataforma de contratação ou ainda mediante o acordo com a agencia responsável pela intermediação. É sempre essencial a assinatura do contrato, para garantir segurança para ambas as partes.

É, de igual importância, salientar no contrato o tempo a ser trabalhado, as funções, as condições de trabalho e outros dados como bonificações, pagamento de transporte e alimentação por conta do contratante ou do contratado, uso de uniforme ou de um modelo adequado de roupa e etc.

Vale também ressaltar que não existe um valor oficialmente determinado para a cotação de horas do (a) recepcionista de eventos. Porém, quanto mais qualificado o profissional, mais caro o preço pago por seus serviços.

Uma boa contratação para um bom evento

Agora que você já sabe tudo que precisa para contratar um (a) recepcionista de eventos, deve por em prática as dicas desse texto a fim de ter a melhor experiência como contratante e de oferecer o melhor serviço para os seus convidados.

Escolher bem essa equipe significa montar a melhor estrutura para quem chega ao seu evento e garantir que a primeira impressão seja a mais positiva possível. É dessa forma que você vai alcançar o sucesso do seu evento e poderá ter uma ocasião inesquecível!